MANAJEMEN ACARA

MANAJEMEN ACARA

Manajemen acara adalah sebuah proses yang mau tidak mau, suka atau tidak suka harus dilakukan untuk keberhasilan suatu acara. Hal ini didukung oleh kenyataan bahwa berhasil tidaknya kegiatan ditentukan oleh aplikasi manajemen yang tertata dengan baik.
Manajemen
Definisi bebas dari manajemen adalah seni untuk mencapai tujuan yang dilakukan secara bersama oleh dua orang atau lebih dengan fungsi-fungsi sebagai berikut: fungsi perencanaan, fungsi pengorganisasian, fungsi pengkoordinasian, fungsi pengarahan, dan fungsi pengawasan.

Manajemen terkadang diidentikkan dengan kerja-kerja dunia bisnis, tetapi pendapat ini tidak bisa dibenarkan karena manajemen meliputi banyak hal dari semua segi kehidupan. Organisasi sebagai sebuah institusi yang terdapat banyak orang didalamnya memerlukan sebuah kerangka yang jelas dalam kehidupannya. Untuk itulah manajemen menjadi sebuah kelogisan yang pasti.
Acara
Acara adalah sebuah program yang akan dilakukan secara terencana untuk suatu tujuan. Ragam acara amat banyak bergantung dari ide yang melandasi terlaksananya hal itu. berbeda dengan kegiatan yang spontan, acara dilakukan berdasarkan rencana yang telah disusun sebelumnya.
Manajemen Acara
Definisi dari manjemen acara adalah sebuah usaha yang sistematis yang dilakukan bersama sama untuk terselenggaranya sebuah acara yang memiliki tujuan yang nantinya akan diselesaikan bersama-sama.
Manajemen acara ini harusnya dilandasi dengan dedikasi yang baik dari semua pelaku organisasi dan juga ketinggian moral yang bertanggung jawab karena sebaik apapun konsep yang telah disusun tanpa dilandasi oleh psikologi massa yang baik maka tidak akan terlaksana sebuah manajemen acara yang telah disusun.

TAHAPAN MANAJEMEN ACARA
Karena manajemen acara adalah bagian dari manajemen, maka fungsi-fungsi manajemen secara ideal harus dilakukan.

1. FUNGSI PERENCANAAN
Pada tahapan ini ada beberapa hal yang harus dilakukan yakni:

Penentuan Acara
acara yang akan dilakukan haruslah jelas, apakah acara rutin semisal DAD, LI, SUCP ataupun acara lainnya yang seyogyanya dalam satu tahun kepengurusan haruslah dilakukan atau acara temporal semisal seminar-seminar yang dilakukan oleh setiap bidang kerja atau acara apapun yang tidak termasuk rutinitas. Hendaknya acara yang dilakukan tidaklah memberatkan atau terlalu sulit dilakukan. Hal ini dapat diukur dari kuantitas, kualitas, dan kredibilitas pelaku acara.

Penentuan Tujuan Acara
Tujuan yang diharapkan dari pelaksanaan acara itu harus dibuat karena arah acara akan ditentukan oleh objek ini. Tujuan yang harus dibuat adalah tujuan jangka penjang, tujuan jangka menengah dan tujuan jangka pendek.

Penentuan Tempat dan Waktu Acara.
Hal ini menjadi dominan karena menyangkut skala prioritas dan pengaturan tanggungjawab pelaksanaan acara.

2. FUNGSI PENGORGANISASIAN
Pada tahapan ini ada beberapa hal yang harus dilakukan yakni:
Pembentukan Kepanitiaan
Pada fungsi pengorganisasian, kepanitiaan menjadi inti yang mutlak dilakukan untuk memperjelas tanggungjawab yang akan dilakukan.
Pembagian pola-pola kepanitiaan sebenarnya berdasarkan kebutuhan sesuai dengan acara yang akan dikerjakan. Tetapi yang pasti harusnya ada adalah:
a. Ketua panitia
b. Sekretaris
c. Bendahara
d. Seksi kesekretariatan
e. Seksi publikasi dan pendanaan
f. Seksi konsumsi dan perlengkapan g. Seksi perbantuan umum (helper)
h. dan seksi lainya sesuai dengan yang dibutuhkan semisal seksi keamanan jika mengadakan acara indoor yang dilakukan, hal ini berkaitan dengan penjagaan parkir dan penjagaan lainnya. Tidak itu saja masih banyak seksi yang temporal per acara perlu dibuat. Sekali lagi disesuaikan dengan jenis acara yang dibuat.

Pembentukan kepanitiaan ini hendaknya dilakukan dengan cara musyawarah dulu. Tidak penting yang menjadi daftar nama adalah orang-orang pintar ataupun ternama, yang penting adalah orang yang memiliki keinginan maju dan mau bertanggung jawab. Selanjutnya kepanitiaan ini segera dipatenkan dalam forum dan diumumkan sehingga tidak ada tumpang tindih tanggung jawab nantinya.

Tata Cara Pemilihan Kepanitian
Hindari saling tunjuk dalam memilih setiap bidang dan ketua. Jadi lakukanlah berdasarkan kesadaran masing-masing peserta rapat, dengan asumsi bahwa setiap orang memiliki kelebihan dan kekurangan masing-masing dan hal itu cukup melengkapi sehingga proses pembelajaran yang akan dilakukan bersama-sama menjadi rata dan bisa melakukannya bersama-sama.
Pertama
Hal yang pertama dilakukan adalah menginventarisasikan siapa saja yang memiliki jiwa memimpin paling bagus, kemudiaan dari beberapa nama yang terkumpul dipilih satu untuk menjadi ketua.
Kedua
setelah ketua terpilih, maka selanjutnya ketua memimpin rapat lanjutan untuk memilih komponen kepanitiaan yang lain.
Ketiga
Gunakan naluri untuk penyelamatan diri, maksudnya tidak perlu ditunjuk, tetapi tunjukkan diri bahwa anda mampu dalam bidang tertentu sehingga kemampuan anda terasah di bidang tersebut.

Pembagian Tanggung Jawab Kepanitiaan
Tanggung jawab adalah suatu rentang yang harus dibuat terlebih dahulu sesuai dengan kebutuhan acara yang akan dibuat bersama-sama.
Pada dasarnya pembentukan seksi tersebut hanyalah pembagian kerja saja, akan tetapi masalah pengerjaan semua acara dilakukan bersama tanpa memandang seksi apa akan tetapi yang menjadi penanggungjawab adalah semua bidang yang bersangkutan dengan di awasi langsung oleh ketua panitia.

Pada proses ini semuanya haruslah patuh pada model koordinasi yang dibuat bersama-sama pada saat rapat koordinasi. Berikut ini adalah garis besar pembagian tanggung jawab yang harus dilakukan perbidang.

Nama bidang Tanggung jawab
Ketua panitia • Menghandle semua pola-pola koordinasi dan pengawasan pada jalannya acara
• Bertanggungjawab secara penuh pada terlaksananya manajerial acara
• Memimpin rapat
• Mengawasi dan memastikan terselesaikannya pembagian kerja yang telah dilakukan sebelumnya
Sekretaris • Mencatat semua hasil rapat yang telah dilakukan
• Menjadi pemandu rapat
• Penghubung pelaksana lapangan dan manajer
• Membuat undangan rapat bagi anggota kepanitiaan
• Mencatat serta mendokumentasikan perincian penyebaran undangan internal
Bendahara • Mencatat pemasukan dana yang diperoleh serta pengeluarannya
• Mengawasi masalah pendanaan secara minimalis
• Orientasi sisa keuangan di akhir acara
kesekretariatan • Membuat proposal acara
• Membuat undangan acara bagi pihak lain yang mungkin dapat dijadikan faktor keberhasilan.
• Mencatat serta mendokumentasikan perincian penyebaran proposal dan undangan eksternal
Publikasi dan pendanaan • Mendata objek-objek yang akan menjadi bahan proposal pendanaan
• Membuat proposal pendanaan
• Membuat pemetaan yang jelas tentang sumber dana
• Mengatur jadwal dan maket pembagian proposal dengan menentukan target sebelumnya sehingga penyebaran menjadi maksimal
• Membuat brosur atau spanduk yang berkaitan dengan acara
seksi konsumsi dan perlengkapan
• Mengatur secara manajerial penyediaan logistik pra dan pasca acara
• Memperkirakan kebutuhan komponen acara semisal gedung, kursi, karpet, dll
seksi perbantuan umum (helper)
• Menjadi komponen penting yang menambal semua kebutuhan seksi lainnya yang dirasa penting
3. FUNGSI PENGKOORDINASIAN
Pada tahapan ini ada beberapa hal yang harus dilakukan yakni pemetaan tanggung jawab dan pembentukan schedule kerja. Model pembuatannya adalah sebagai berikut

No Sketsa Kerja Penanggung Jawab Deadline Keterangan
1. Pembuatan proposal kaka
12-3-08 Proposal jadi
2. Pembuatan sketsa spanduk kegiatan lala 12-3-08 Sketsa komputer
3 Dan lain-lain Sesuai dengan kebutuhan

Schedule ini adalah kemutlakan yang harus dibuat, karena tanpanya banyak oper-alih tanggung jawab yang akan dilakukan oleh masing-masing komponen. Setiap orang yang terlibat harus berpartisipasi dan memegang form ini sehingga tidak lupa dengan tanggung jawabnya.
Selain itu perlu dipertegas sanksi yang telah di buat bersama-sama sebelumnya, apa yang harus dilakukan jika ada yang tidak melaksanakan tugas dengan baik. Dalam hal ini ketua memiliki peranan yang besar
Selain schedule pada fungsi pengkoordiasian ini adalah rapat-rapat koordinasi yang dilakukan secara kontinyu yang waktunya telah disepakati. Sebisa mungkin supaya maksimal dilakukan pertigahari sekali, untuk menghindari penundaan.
Manajemen rapat
1. sekretaris harus membuat undangan dan menyebarkannya maksimal satu hari sebelum acara rapat, masalah penyebarannya bisa dilakukan secara bersama-sama.
2. Sekretaris harus membuka dan menutup rapat, selain itu membuat catatan rapat
3. Ketua bertugas mengkondisikan rapat serta diakhir rapat menentukan agenda apa yang akan dibicarakan pada rapat selanjutnya sehingga agenda rapat betul-betul terlaksana dengan maksimal
4. Setiap anggota rapat membuat catatan pribadi yang akan diisi pada form yang dibuat perbidang

4. FUNGSI PENGARAHAN
Ketua menjadi sebuah lembaga yang memiliki hak untuk mengarahkan semua anggota tanpa otoriter, serta terbuka dengan semua kritikan demi cepatnya semua proses pra dan pasca acara dilakukan. Pengarahan ini dibagi menjadi dua
Pengarahan struktural
Ketua memiliki hak penuh untuk megawasi kinerja anggota secara mekanisme organisasi dan memiliki hak untuk memperbaiki anggota yang salah, sekalipun demikian ketua juga bisa mendapat sanksi bila tidak sesuai dengan model kerja.
Pengarahan kultural
Ketua melakukan pendekatan secara manusiawi pada anggotanya untuk membantu semua bidang yang mungkin kurang maksimal melakukan tugasnya.

5. FUNGSI PENGAWASAN
Pengawasan ini sebenarnya tidak jauh beda dengan pengarahan tetapi bersifat lebih pribadi pada pihak ketua untuk mengawasi senua kerja anggota sehingga tidak ada sikap saling tunjuk dan saling menyalahkan.

Leave a comment

No comments yet.

Comments RSS TrackBack Identifier URI

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s