MANAJEMEN ORGANISASI

MANAJEMEN ORGANISASI

Pendahuluan.
Sosialisasi manusia pada suatu saat akan tergugah ketika ia tidak mampu mencapai tujuannya sendiri atau ia melihat bahwa orang lain memiliki tujuan yang sama dengan dirinya. Berdasarkan persamaan-persamaan itu, kemudian mereka membentuk kelompok-kelompok dengan menggabungkan sumber daya yang mereka miliki. Pada tahap ini prosesnya masih alami. Ternyata penggabungan sumber daya tidak menjadi jawaban bagi efektifitas dan efisiensi kerja, bahkan menimbulkan masalah-masalah baru, yaitu konflik-konflik kepentingan pribadi (conflict of individual interests).
Seiring dengan kemajuan pemikiran manusia, kelompok-kelompok ini kemudian mulai mengadakan pembagian kerja dan pengalokasian sumber daya dengan lebih teratur dan terencana. Inilah cikal bakal organisasi yang kita kenal sekarang.
Pengertian Organisasi.
Banyak definisi yang ditawarkan para ahli, di bawah ini adalah definisi yang paling sering dikutip:
1. An organization is a system of cooporative human activities. Organisasi adalah sistem dari kegiatan manusia yang bekerja sama. (Cheeter I. Barrard).
2. Organization are system that are designed by people to accomplish some purpose or achieve some goal. Organisasi adalah system yang dipolakan orang untuk melaksanakan tujuan dan mencapai suatu sasaran. (Thomas J. Atchinson & Winston W. Hill in Management Today).
3. Organization is a stable system of individuals who work together to achieve, through a hierarchy of rank and division of labour, common goals. Organisasi adalah sistem mapan dari orang-orang yang bekerja sama untuk mencapai tujuan bersama, melalui suatu jenjang kepangkatan dan pembagian kerja. (Everett M Rogers & rekha Agarwala Rogers in Communication in Organization).
Dari definisi-definisi di atas, kita dapat menarik benang merah bahwa dalam setiap organisasi pasti akan dijumpai sistem, peraturan, tujuan, dan bidang garapan, sumber daya, pembagian kerja dan hubungan. Organisasi adalah sebuah system, sebagai system organisasi harus memiliki keharmonisan, keteraturan yang pasti dan dipandang sebagai satu kesatuan. Kesatuan dalam organisasi adalah holistic, bukan atomik, artinya dalam sebuah organisasi tidak dilihat lagi subyek-subyek pembentuknya. Penekanan organisasi adalah pada tahap pembagian kerja. Sebagai sebuah system, organisasi juga memiliki sifat terbuka (opening system), karena dalam organisasi terjadi perputaran dan pertukaran bahan, informasi, energi dan lingkungan.
Karena sifat yang terbuka, sebuah organisasi harus selalu menyesuaikann diri dengan lingkungannya agar ia tidak tertinggal dalam persaingan dengan organisasi lain, karena begitu bayak faktor yang menentukan kebeberhasilannya. Semakin banyak sumber daya yang terlibat maka semakin ringan pekerjaan, namun semakin banyak pula permasalahan. Ketersediaan sumber daya yang melimpah belum tentu dapat mengantarkan kemajuan bagi suatu organisasi. Faktor penyebab utama biasanya conflict of interreset, yaitu benturan-benturan kepentingan pribadi masing-masing sebagai pelaku organisasi.
Manajemen organisasi
Manajemen organisasi adalah suatu bentuk pekerjaan yang sangat erat dengan organisasi. Dalam setiap organisasi sesederhana apapun bentuknya, pasti terjadi proses manajerial. Ini lah yang menjadi jantungnya suatu organisasi. Hampir seluruh organisasi yang berhasil memiliki manajemen yag baik, teratur dan terencana. Manajemen berasal dari bahasa inggris to manage, yang artinya mengatur. Menurut kamus the random house dictionary of the English language, college edition, to manage berasal dari bahasa italic mannag (iare) yang artinya melatih kuda. Struktur kata ini tidak asli, karena dari bahasa latin manus yang artinya tangan. Terminology yang ditawarkan para ahli terhadap kata ini antara lain:
 Menurut henry fayol, manjemen aspek pembagian tugas, wewenang dan tanggung jawab, disiplin, kesatuan perintah, kesatuan pengarahan, pengutamaan, kepentingan umum, jenjang kepangkatan, ketertiban, jiwa korps dan sebagainya.
 Menurut george R. Terry dalam principle of management (definisi yang paling banyak dikutip), manajemen adalah sebuah proses yang khas, terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan (planning), pengorganisasian (organization), pelaksanaan (actuating), pengawasan (controlling) yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditetapkan melalui pemanfaatan sumber daya manusia dan sumber daya lainya.
Tahapan Dalam Manajemen.
Manajemen sebagai suatu proses, memioliki tahapan-tahapan tetentu. Diantara para ahli terjadi perbedaan pendapat dalam jumlah dan penamaan tahapannya.
 Harold koontz & cyrill o’donnel: planning, organizing, staffing, directing, dan controlling
 Henry fayol: planning, organizing, commanding, coordinating, dan controlling
 Luther gulick: planning, organizing, staffing, directing, coordinating, reporting dan budgeting.
 George R. terry : planning, organizing, actuating, dan controlling (POAC)
Walaupun masing-masing ahli berbeda pendapat para pelaku organisasi banyak menggunakan teori George R. terry, karena disamping sederhana, juga sebenarnya mencakup tahapan-tahapan yang dikemukakan para ahli yang lain.

1. Planning/Perencanaan
Adalah tahapan perencanaan dan perancangan. Dalam tahapan ini, seorang pelaku pelaku organisasi harus mampu meramalkan situasi pekerjaan dan bidang garapan yang akan dilaksanakan. Ia juga dituntut untuk mampu memvisualisasikan hambatan yang nantinya akan di temui dan hal yang paling penting dalam tahapan ini adalah kreatifitas.
2. Organizing/pengorganisasian.
Adalah jembatan antara perencanaan dan pelaksanaan. Dalam tahapan ini dilakukan identifikasi dan klarifikasi kegiatan yang diperlukan, pengelompokan aktivitas menurut sumber daya manusia dan situasi, pendelegasian kekuasaan, koordinasi antar personil dan hubungan arus informasi, dan sebagainya. Pelaku organisasi selayaknya mengikuti pameo “the right man in the right place” demi efektifitas dan efisiensi kerja organisasi. Efektif artinya berhasil mencapai tujuan dengan waktu yang sesingkat-singkatnya serta memuaskan seluruh pihak yang dilibatkan. Efisien artinya sesuai dengan rencana dan biaya yang dianggarkan. Hal yang paling penting dalam tahap ini adalah komunikasi antar personil.
3. Actuating/penggiatan.
Adalah proses pengerahan, perangsangan, pembimbing, dan pengarahan sumber daya. manusia agar proaktif dan kreatif, bekerja penuh kesadaran dan tanggung jawab. Disinilah pentingnya kepemimpinan (leadership).
4. Controlling/Pemantauan.
Adalah kegiatan memeriksa, mengkaji apakah pekerjaan yang dilakukan sudah sesuai dengan rencana. Menurut Robert N. Antoni, Jhon Dearden dan Richard F. Vancil dalam Management Control System, “Management control is the process by which managers assure that resources are obtained anf used effectively and efficiently in accomplishement of the organization’s obyektives”. Manajemen control adalah proses pemastian apakah sumber daya sudah diperoleh dan digunakan seefektif dan seefisien mungkin dalam pencapaian tujuan organisasi. Karena berhubungan dengan SDM, maka disini lah pentingnya Publik Relation and Human Relation.

Tahap Manajerial Aspek penekanan
Planing Creativity
Organizing Communication
Actuating Leadership
Controlling Human & Publik Relations

Obyek langsung manajemen pada dasarnya adalah sumber daya dalam organisasi ada enam macam, sering disebut Six M, yaitu:
1) Men (SDM)
2) Materials (sumber daya barang).
3) Machines (sumber daya mesin).
4) Methods (sumber daya metode).
5) Money (sumber daya uang).
6) Markets (sumber daya pasar).
Teori dan Teknik Manajerial.
Ada beberapa teori dan teknik yang dapat digunakan agar proses manajerial organisasi benar-benar efektif dan efisien, serta sesuai dengan prinsip ekonomi organisasi. Teori-teori ini antara lain:
1. PKS (Posisi Keunggulan Strategis).
Dikemukakan oleh Prof. Cuno Pumpin dalam bukunya, The Essence of Corporate Strategy. Suatu organisasi akan maju bila memiliki orientasi ke depan, bentuk yang sederhana dan tidak birokratis, bersifat organis, tidak mekanistik. Keunggulan bersaing menjadi tumpuan utama teori ini. Keunggulan dalam bersaing dapat diperoleh dengan :
• Differensiasi, yaitu menduduki posisi khusus di pasar dengan menjaga kualitas, citra dan inovasi.
• Pemusatan kekuatan sumber daya: pada titik lemah lawan, pada titik kuat kita, pada event kesempatan.
• Penyesuaian tujuan dengan sumber daya.
• Kesatuan doktrin (unite de doctrine), yaitu semangat partisipasi, tujuan, strategi sederhana dan homogen.
2. TQC (Total Quality Control).
Teori ini sudah diterapkan menyeluruh di Jepang, namun baru dipopulerkan pada 1951 oleh Edward Deming, berupa konsep pengendalian mutu terpadu (Integrated Quality Control/IQQ). Teori ini menitik beratkan proses manajerial pada pengendalian mutu dari proses awal hingga akhir.
3. TQM (Total Quality Management).
Teori ini baru mulai dibicarakan orang pada pertengahan 1990-an. Teori ini menitikberatkan proses manajerial pada mutu/kualitas manajerial itu sendiri dengan berwawasan ke depan.
Komunikasi Manajemen.
Salah satu aspek yang penting dalam berorganisasi adalah komunikasi. Teori-teori manajemen yang hebat, rancangan dan perencanaan yang bagus serta sumber daya yang melimpah tidak akan berpengaruh banyak bagi kemajuan organisasi, jika tidak terdapat komunikasi yang baik antar pelaku organisasi. Menggarisbawahi pentingnya komunikasi dalam organisasi, Lawrence D. Brennan, seorang pakar manajemen terkenal pernah berkata, management is communication.
Komunikasi berasal dari bahasa latin commicatio, yang berarti pemberitahuan atau pertukaran pikiran. Kata ini berasal dari kata communis yang artinya sama. Ini bisa difahami bahwa setelah mengalami proses komunikasi, komunikator dan komunikan memiliki pengetahuan dan pandangan yang sama terhadap suatu kasus permasalahan. Tujuan dilakukannya komunikasi dalam organisasi adalah unyuk mengubah sikap (attitude), pendapat (opinion) dan tingkah laku (behavior) pelaku organisasi agar dapat mendukung cita-cita dan tujuan organisasi.
Jenis-jenis Komunikasi.
1. Komunikasi menurut jenis pesan yang digunakan dibagi menjadi dua:
• Komunikasi Verbal (Verbal Communication), yaitu komunikasi menggunakan bahasa manusia.
• Komunikasi non Verbal (Non Verbal Communication), yaitu komunikasi menggunakan selain bahasa manusia.
2. Menurut jumlah pesannya, komunikasi dibagi menjadi dua:
• Komunikasi satu arah (One Way Traffic Communication), terdiri dari pesan komunikator saja.
• Komunikasi dua arah (Two Way Traffic Communication), terdiri dari pesan komunikator dan tanggapan komunikan.
3. Menurut arahnya, komunikasi dibagi:
• Komunikasi Internal
• Komunikasi Vertikal; down ward Communication, contoh: pimpinan kepada bawahan, dan up ward Communication, contoh: bawahan kepada pimpinan.
• Komunikasi Horisontal, contoh : komunikasi antar teman.
• Komunikasi Diagonal/ cross Communication, contoh: komunikasi dalam rapat.
• Komunikasi Eksternal, contoh: Komunikasi dengan organisasi dan instansi lain.
Unsur Komunikasi.
1) Communicator/komunikator, yaitu orang yang menyampaikan pikirannya.
2) Communicant/komunikan, yaitu sasaran penyampaian pesan. Jenisnya bisa homogen dan heterogen. Komunikasi dalam organisasi biasanya homogen.
3) Massage/Pesan, yaitu pesan yang ingin disampaikan, berupa meaningful symbols/ simbol yang memiliki arti.
4) Media, yaitu sarana untuk menyalurkan pesan.
5) Effect/tanggapan, yaitu respon, reaksi dari komunikan. Efek komunikasi dapat berupa :
• Cognitive effect, yaitu yang berhubungan dengan nalar. Contoh: dari tidak tahu menjadi tahu, dari tidak mengerti menjadi mengerti, dsb.
• Affective effect, yaitu yang berhubungan dengan perasaan. Contoh: dari tidak suka menjadi suka, dari benci menjadi cinta, dsb.
• Conative behavioral effect, yaitu yang berhubungan dengan kebiasaan. Contoh: dari malas menjadi rajin, dari pembangkang jadi penurut, dsb.

Human Relation dan Public Relation.
Aspek ini mulanya hanya dipandang sebelah mata, seiring berkembangnya kapitalisme di seluruh dunia. Tapi kemudian para ahli mulai menyadari penanganan manusia tidak dapat disamakan dengan penanganan terhadap mesin atau barang. Penanganan yang kurang baik terhadap anggota organisasi terkadang dapat menghambat organisasi itu sendiri. Jack Hallowan dalam bukunya Apphed Human Relationship, An Organizational Approach, mengemukakan bahwa human relation mulai dikenal orang pada 1850 dalam permasalahan buruh. Ini bermula ketika Fredrick Taylor pada awal abad XX menawarkan teori Scientific Management yang kemudian banyak diterapkan oleh para pengelola pabrik. Ia berpendapat bahwa produktifitas akan naik jika masing-masing pekerja memiliki perincian tugas tertentu. Maka mulai dikenallah ban-ban berjalan di pabrik-pabrik.
Teori ini kemudian dikecam karena dianggap hanya merupakan bentuk lain eksploitasi pekerja saja. Pada 1920, mulai muncul pendekatan humanistik bagi pekerja. Adalah Elton Mayo dari National Research Council dan Massachussets Institute of Technology (MIT), yang mengadakan studi tentang efek lampu dan ventilasi udara terhadap pekerja di sebuah pabrik di Hawthorne, Amerika.
Pada era 30-an, human relation diabaikan karena terjadi resesi di AS pasca PD II. Barulah pada pertengahan abad XX, orang mulai melirik konsep ini. Dan sampai sekarang terbukti bahwa human relations dan public relations yang terbina dengan baik dapat meningkatkan efektifitas dan efisiensi kerja. Jika Human Relation (HR) menitikberatkan obyeknya pada pandangan-pandangan humanistic, maka public relations menitik beratkan obyektifitas pada tingkah laku manusia dalam dinamika kelompok. Human relations bersifat represif, sedangkan PR bersifat preventif/pencegahan.
A. Human Relations.
Dalam organisasi harus dihindari dan diwaspadai permasalahan-permasalahan yang timbul dari pribadi-pribadi anggota organisasi. Permasalahan-permasalahan ini bisa menyebabkan perpecahan dalam tubuh organisasi yang berakibat terancamnya keberhasilan tujuan organisasi itu sendiri. Permasalahan-permasalahan ini biasanya timbul dari:
• Conflict of Interest, Manusia memiliki keinginan, cita-cita, harapan dan tujuan yang berbeda-beda. Masing-masing ingin mencapai tujuannya sendiri-sendiri. Tidak jarang kepentingan-kepentingan mereka harus berbenturan dengan kepentingan orang lain. Jika kedua belah pihak tidak pat bersikap dewasa dan profesional, dapat menimbulkan perpecahan. Untuk itu, setiap anggota suatu organisasi, harus mampu memisahkan permasalahan dan konflik pribadi dengan kepentingan organisasi serta mendahulukan kepentingan bersama.
• Motivasi. Tidak semua memiliki motivasi yang bagus ketika memasuki suatu organisasi. Ini dapat berpengaruh terhadap dedikasi dan loyalitasnya terhadap organisasi tersebut. Tugas organisasi lah yang harus memupuk motivasi mereka, dengan cara meningkatkan daya undang partisipasi. Dengan demikian diharapkan tumbuh loyalitas dan dedikasi mereka.
• Heredity. Pembawaan pribadi kadang dapat pula menjadi faktor penyebab kurang lancarnya komunikasi dalam organisasi. Seorang yang pembawaannya sombong pasti akan dikucilkan dari rekan-rekannya. Dalam hal ini diperlukan pemahaman dan pengertian seluruh anggota organisasi terhadap sifat dan pembawaan manusia. Secara garis besar, manusia dibagi tiga: ettrofert, introvert dan ambivert. Seorang extrofert memiliki wawasan dan perhatian keluar dari dirinya. Ia suka bergaul, periang dan mudah dipengaruhi orang lain. Sebaliknya, introfert adalah seorang yang pembawaannya pediam, suka menyendiri, dan hanya memikirkan dirnya sendiri. Secara teori seorang extrofert dan introfert tidak pernah bisa bersatu. Namun kita tidak perlu khawatir, karena jumlah mereka hanya sedikit. Kebanyakan orang memiliki karakter ambivert, yaitu karakter pertengahan antara extrofert dan introfert.
• Environment. Latar belakang juga bisa menjadi penyebab potensial bagi permasalahn organisasi. Untuk itu setiap anggota harus memahami betul latar belakang orang lain bisa sangat sangat jauh berbeda dengan dirinya, untuk itu diperlukan pengertian dalam memahami sikap dan tingkah laku seseorang.
B. Public Relation
Permasalahan dalam bidang ini lebih kompleks dan memiliki hubungan langsung dengan sumber daya organisasi
• Sugesti. Yaitu sikap apriori tertutup yang dipengaruhi lingkungan dan pengalaman pribadi. Contoh: anggota suatu kepanitiaan gagal mengajukan proposal karena sudah memiliki sugesti yang tidak baik terhadap suatu perusahaan.
• Imitasi. Yaitu sifat meniru manusia terhadap yang ia nilai baik dan bagus. Sebagai contoh budaya ‘ngaret’ jika dilakukan oleh pimpinan organisasi akan diikuti bawahannya.
• Simpati. Yaitu sifat solidaritas manusia terhadap manusia lainnya. Sebagai contoh seorang yang di-PHK oleh perusahaan dengan semena-mena akan mengundang simpati rekan-rekannya, kemudian bisa saja terjadi mogok kerja atau demonstrasi besar-besaran. Oleh karenanya, setiap kebijakan organisasi harus menimbang dan memperhatikan faktor simpati ini.

Leave a comment

No comments yet.

Comments RSS TrackBack Identifier URI

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s